「電子帳簿保存法って、結局何をどう保存すればいいの？」そんな方のために、この記事では電子帳簿保存法を三回の記事にわけて解説します。まずは第一回です。3つの区分のうち「電子取引」に絞って、義務の内容と実務的な対応方法を解説します。

電子帳簿保存法の3つの区分を整理する

電子帳簿保存法は、まずは以下の3つに分けて理解するとスッキリします。

区分	内容	義務・任意
①電子帳簿・書類保存	会計ソフトで作成した帳簿・書類を電子で保存	任意
②スキャナ保存	紙の領収書・請求書などをスキャンして保存	任意
③電子取引	メール・ネットで受け取った取引データの保存	義務

この第１回の記事で扱うのは③の電子取引です。

電子取引とは何か

「電子取引」とは、電子的な方法でやり取りした取引データのことです。具体的には：

• メールで受け取ったPDFの請求書・領収書
• クラウドサービスや通販サイトからダウンロードした請求書
• EDI（電子データ交換）で受け取った注文書・納品書

これらは紙で印刷して保存することは認められておらず、データのまま保存することが義務です（2024年1月以降、猶予期間が終了し完全義務化）。

電子取引データの保存要件：2つの柱

保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つが必要です。

真実性の確保（改ざん防止のために）

お客様ではタイムスタンプのシステム導入にはハードルを感じてらっしゃるかと存じます。以下の２点を行う運用をお勧めしております。

• システム要件：訂正・削除の記録が残るシステムを使用する
• 事務処理規定の整備：訂正・削除を行わないための社内ルールを作成・運用する。事務処理規定は国税庁のひな形をそのまま使えるため、それを利用して対応できます。

最近では国税庁のひな形をAIに読み込まして、自社の規定に当てはめて規定を作っている方もいらっしゃいます。

可視性の確保（検索できること）

保存したデータが、以下の3項目で検索できることが必要です：

1. 取引年月日
2. 取引金額
3. 取引先名

どこに保存すればいい？推奨の保存場所

実務でよく聞かれるのが「どこに保存すればいいか」という問題です。

保存場所はDropbox・Googleドライブ、BOXのようなクラウドの保存サービス。もしくは自社で利用しているクラウドサーバーが望ましいです。検索できて、履歴が残って、整理もできる。

クラウドストレージが実務に向いている理由

• 検索できる：「可視性の確保」の要件に対応しやすい
• 履歴が残る：誰がいつ操作したかが記録される
• 自動バックアップ：ローカルPCのクラッシュリスクを回避できる

ファイル名の付け方

検索要件を満たすために、ファイル名に日付・金額・取引先を含めるのが基本です。

よく質問されるのが表記の統一です。「（株）」と「株式会社」が混在したり、大文字・小文字が揃っていなかったりすると検索がうまくいかないことがあります。現在はAIで一括変換できる時代なので、あとから編集もできますが、まずは社内でルールを統一していきながら、はじめていきましょう。

※実はファイル名は請求書などをOCRの技術で読み込んで、タイトルに付すなんてこともいまは簡単になってきております。こちらは別回で解説していきますね。

ローカル保存のみの場合

ローカルPC内だけで保存している場合は、必ず外付けHDDやクラウドへのバックアップを取っておきましょう。PC故障で税務上の保存義務が果たせなくなるリスクがあります。