「会計ソフトで作った帳簿は、そのままデータで保存していいの？」「決算書や帳簿類は、紙で出さなくても大丈夫？」そんな疑問をお持ちの方に向けて、電子帳簿保存法を3回に分けて解説しています。第1回では「電子取引」を取り上げました。第2回の今回は、3つの区分のうち『電子帳簿・書類保存』に絞って、何を保存するのか、どのような要件があるのかを実務的に解説します。

電子帳簿保存法の3つの区分を整理する

まずは全体像を簡単に整理しておきます。電子帳簿保存法は「税務関係帳簿書類のデータ保存」と「電子取引データの保存方法」を定める制度です。

区分	内容	義務・任意
①電子帳簿・書類保存	会計ソフト等で作成した帳簿・書類を電子のまま保存	任意
②スキャナ保存	紙で受け取った書類をスキャンして保存	任意
③電子取引	メールやクラウド等で受け取った取引データを保存	義務

今回扱うのは、①電子帳簿・書類保存です。

電子帳簿・書類保存とは何か

電子帳簿・書類保存とは、会計ソフトやパソコンで作成した帳簿や書類を、紙に印刷せず、データのまま保存する制度です。たとえば、会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳、ExcelやPDFで作成した決算書類などがこれにあたります。

この制度は任意なので、必ず導入しなければならないわけではありません。ただし、日々の経理業務を効率化したい会社や、税理士とデータ共有しながら管理体制を整えたい会社にとっては、活用するメリットが大きい分野です。

まず押さえたい：「何を保存するのか？」

ここが実務で一番つまずきやすいところです。電子帳簿保存法を考える前に、そもそも税務上「保存が必要なもの」は何かを整理しておく必要があります。対象は大きく国税関係帳簿と国税関係書類に分かれます。

1. 国税関係帳簿

会計処理のもとになる帳簿です。代表例は以下のとおりです。

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 固定資産台帳
• 経費帳 など

2. 国税関係書類

帳簿以外にも、税務上保存が必要な書類があります。これはさらに2つに分かれます。

決算関係書類

• 棚卸表
• 貸借対照表
• 損益計算書
• 決算に関して作成されたその他の書類

取引関係書類

• 注文書・契約書・領収書・見積書・請求書・納品書・送り状 など

電子帳簿保存法への対応では、「帳簿だけ見ればよい」のではなく、「決算書類や取引書類も含めて何が保存対象か」を整理することが出発点になります。

電子帳簿・書類保存の要件とは？

電子帳簿・書類保存には、最低限満たすべき要件があります。さらに、一定の要件を満たすと「優良電子帳簿」として扱われます。

最低限の要件

基本的には、次のような状態になっていることが必要です。

• 保存したデータを必要なときに確認できること
• 税務調査の際に、画面や書面で速やかに出力できること
• システムの内容や操作方法が分かる書類を備え付けていること
• 税務職員から求めがあった場合に、必要なデータを提示できること

単に「データがある」だけでは足りず、あとから見られる、出せる、確認できる状態で保存しておく必要があります。

優良電子帳簿とは？

電子帳簿の中でも、より高い要件を満たしたものが優良電子帳簿です。主な要件としては次のようなものがあります。

• 訂正・削除の履歴が確認できること
• 帳簿間の相互関連性があること
• 日付・金額・取引先などで検索できること
• ディスプレイやプリンタ等で見読できること

優良電子帳簿のメリット：過少申告加算税が5％軽減される可能性も

仮装や隠蔽がある場合は対象外ですし、形式だけ整えればよいわけではありません。それでも、日頃から帳簿をきちんと整備している会社にとっては、実務上の大きな安心材料になります。

実務ではどう対応する？

1. 会計ソフトの保存状況を確認する

まずは、使っている会計ソフトで以下を確認します。

• 訂正・削除履歴が残るか
• 必要な帳簿を出力できるか
• 検索機能があるか

freee、マネーフォワード、弥生などの会計ソフトは、電子保存に対応しやすいものが多いですが、実際に要件を満たせているかどうかは、自社の運用も含めて確認が必要です。

2. 帳簿・決算書類の保存場所を決める

保存場所は、税理士と共有しやすく、必要なときに取り出せる場所が望ましいです。たとえば、Dropbox・Googleドライブ・Box・自社クラウドサーバーなどが候補になります。

3. 年度別・資料別に整理する

実務では、保存そのものよりも「あとで探せるか」が重要です。たとえば以下のように年度別・書類別に整理しておくと、税務調査や決算対応の際に非常にスムーズです。

電子帳簿保存法への対応は、「制度の理解」だけでなく、日々の経理運用を整えることがポイントです。